Polityka prywatności serwisu Finbook.pl

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z serwisu finbook.pl (dalej: „Serwis”) jest Solvemedia Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Świeradowska 47, 02-662 Warszawa, KRS 0000707454, NIP 521380496 (dalej: „Administrator”).

We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, w tym w celu realizacji swoich praw, możesz skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: [email protected].

2. Jakie dane przetwarzamy

• Dane konta – imię i nazwisko, adres e-mail, dane firmy (nazwa, NIP, adres), hasło (w postaci zaszyfrowanej).
• Dane finansowe – informacje o rachunkach bankowych i transakcjach pobierane za zgodą Użytkownika od banków za pośrednictwem licencjonowanych dostawców usług płatniczych (Open Banking / PSD2), wyłącznie w trybie odczytu.
• Dokumenty – faktury i inne dokumenty księgowe przesłane do Serwisu przez Użytkownika, wraz z danymi odczytanymi z nich automatycznie (OCR), które mogą zawierać dane kontrahentów.
• Dane techniczne – adres IP, dane o urządzeniu i przeglądarce, logi zdarzeń oraz informacje o aktywności w Serwisie.
• Dane komunikacji – treść korespondencji prowadzonej z nami, np. e-mailem.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

• Świadczenie usługi – założenie i obsługa konta, agregacja transakcji, przechowywanie i odczyt dokumentów, raporty, eksporty (art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy).
• Rozliczenia i księgowość – wystawianie faktur, przechowywanie dokumentacji podatkowej (art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny).
• Bezpieczeństwo – zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu, wykrywanie nadużyć, monitorowanie błędów, tworzenie kopii zapasowych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes).
• Obsługa zapytań i reklamacji – komunikacja z Użytkownikami (art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO).
• Dochodzenie i obrona roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes).
• Marketing własnych usług, w tym wysyłka informacji o nowych funkcjach – na podstawie zgody lub prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. a lub f RODO). Zgodę można wycofać w każdej chwili.

Dane kontrahentów widoczne na dokumentach i w transakcjach przetwarzamy w imieniu Użytkownika jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO – administratorem tych danych pozostaje Użytkownik.

4. Dane z rachunków bankowych (Open Banking)

• Dostęp do informacji o rachunku odbywa się wyłącznie na podstawie wyraźnej zgody Użytkownika, udzielanej bezpośrednio w banku lub u licencjonowanego dostawcy usług płatniczych, zgodnie z dyrektywą PSD2.
• Dostęp ma charakter wyłącznie odczytowy – nie mamy możliwości wykonywania przelewów ani innych operacji na rachunku.
• Nigdy nie prosimy o hasła do bankowości elektronicznej i ich nie przechowujemy.
• Zgodę na dostęp do rachunku można wycofać w każdej chwili w ustawieniach Serwisu lub w banku.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym je na nasze zlecenie, wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi:

• dostawcom infrastruktury chmurowej i hostingu,
• licencjonowanym dostawcom usług płatniczych świadczącym usługę dostępu do informacji o rachunku (AIS),
• dostawcom usług automatycznego odczytu dokumentów (OCR),
• dostawcom narzędzi do monitorowania błędów i analityki,
• dostawcom usług księgowych, prawnych i płatniczych Administratora.

Podmioty te przetwarzają dane na podstawie umów powierzenia i zgodnie z naszymi poleceniami. W przypadku dostawców spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego przekazanie danych odbywa się z zastosowaniem zabezpieczeń przewidzianych w RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych.

Dane mogą być również udostępnione organom publicznym, gdy wynika to z obowiązujących przepisów prawa.

6. Okres przechowywania danych

• Dane konta i dane zgromadzone w Serwisie – przez okres trwania umowy, a po jej zakończeniu przez 30 dni (możliwość eksportu danych), chyba że dłuższe przechowywanie wynika z przepisów prawa.
• Dokumentacja rozliczeniowa i podatkowa – przez okres wymagany przepisami (co do zasady 5 lat od końca roku podatkowego).
• Dane przetwarzane na potrzeby roszczeń – do upływu okresu przedawnienia.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania.

7. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

• prawo dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii,
• prawo do sprostowania (poprawiania) danych,
• prawo do usunięcia danych,
• prawo do ograniczenia przetwarzania,
• prawo do przenoszenia danych,
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem),
• prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Aby skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z nami pod adresem: [email protected].

8. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym szyfrowanie transmisji danych (TLS), szyfrowanie danych przechowywanych, kontrolę dostępu, dwuskładnikowe uwierzytelnianie oraz regularne kopie zapasowe.

9. Pliki cookies

• Serwis wykorzystuje pliki cookies niezbędne do jego działania, w szczególności do utrzymania sesji zalogowanego Użytkownika i zapewnienia bezpieczeństwa (te pliki nie wymagają zgody).
• Za zgodą Użytkownika możemy wykorzystywać również cookies analityczne, służące do badania sposobu korzystania z Serwisu.
• Ustawieniami cookies można zarządzać w przeglądarce internetowej; ograniczenie cookies niezbędnych może utrudnić korzystanie z Serwisu.

10. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa lub zakresu świadczonych usług. O istotnych zmianach poinformujemy Użytkowników drogą elektroniczną lub poprzez komunikat w Serwisie.